為進(jìn)一步規(guī)范廣東特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作，確保集中供養(yǎng)特困老年人檔案的完整性與安全性，日前，廣東省民政廳印發(fā)《廣東省特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作指引》（以下簡(jiǎn)稱《指引》）。《指引》明確了責(zé)任義務(wù)，規(guī)范了檔案收集、整理、歸檔、移交、查閱和銷毀的程序。
四大類資料納入歸檔范圍
《指引》所稱特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)是指依法辦理登記且在廣東省行政管轄區(qū)內(nèi)，為集中供養(yǎng)特困老年人提供全日集中住宿和照料護(hù)理服務(wù)的社會(huì)福利院、敬老院、公建民營(yíng)和接受委托供養(yǎng)的其他養(yǎng)老機(jī)構(gòu)。
《指引》明確，集中供養(yǎng)特困老年人檔案資料根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)原則上分為基本信息類、健康管理類、財(cái)務(wù)類、其他類共4大類。在保管期限方面，基本信息類和其他類的檔案保管期限自服務(wù)協(xié)議期滿后不少于5年；健康管理類檔案保管期限自服務(wù)對(duì)象最后一次就診之日起不少于15年；財(cái)務(wù)類檔案資料的整理、保管期限，可參考《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。
《指引》明確，集中供養(yǎng)特困老年人檔案不得外借。其他機(jī)構(gòu)和個(gè)人確因工作需要查閱檔案，必須憑單位介紹信、單位證明或個(gè)人有效證件（身份證）等證明材料，并經(jīng)供養(yǎng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批，辦理登記手續(xù)后方可提供查閱。屬于進(jìn)檔案館范圍的集中供養(yǎng)特困老年人檔案（包括電子文檔），應(yīng)依法依規(guī)依程序向當(dāng)?shù)貦n案館移交。
地級(jí)以上市、縣級(jí)民政部門每年不少于一次督導(dǎo)檢查
《指引》明確，特困人員供養(yǎng)服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。各供養(yǎng)機(jī)構(gòu)履行集中供養(yǎng)特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作的主體責(zé)任，應(yīng)安排專（兼）職人員履行集中供養(yǎng)特困老年人資料收集、整理、歸檔和移交等工作職責(zé)。鎮(zhèn)（街）負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)轄區(qū)內(nèi)敬老院等機(jī)構(gòu)老年人檔案管理工作，幫助機(jī)構(gòu)完成整理、收集等工作。地級(jí)以上市、縣級(jí)民政部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)特困人員服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查等工作。省民政廳負(fù)責(zé)全省特困供養(yǎng)人員服務(wù)機(jī)構(gòu)入住老年人檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。
《指引》規(guī)定，地級(jí)以上市、縣級(jí)民政部門要結(jié)合本地實(shí)際，每年須對(duì)特困老人的基本信息類、健康管理類、財(cái)務(wù)類、其他類檔案進(jìn)行不少于一次督導(dǎo)檢查，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。